Апостиль - когда нужен, куда ставить, где получить

Представьте, что вы - чиновник и работаете в ЗАГСе. К вам обращается гражданин Белиза (да, есть такое государство в Северной Америке) и просит начать бракоразводный процесс. К запросу прилагается белизское свидетельство о браке.

Внимание, вопрос! Откуда чиновнику знать, что вообще есть такое мини-государство и как там выглядит свидетельство о браке? Как понять, что это свидетельство - подлинное? Ладно, пусть не Белиз, пусть даже Германия, ну кто из простых обывателей в курсе, как выглядит настоящее немецкое свидетельство о рождении?

Апостиль подтверждает подлинность документа для иных государств

Проблему ряд государств решили в 1961, заключив Гаагскую конвенцию. До этого документы приходилось легализовывать в других странах, чтобы они имели юридическую силу. В каждой стране существовали собственные процессы легализации через консульства. На Гаагской конференции по международному частному праву страны-участники отменили всю эту бюрократическую волокиту и постановили: чтобы чиновник в одной стране имел стопроцентные гарантии подлинности предъявленного ему документа другой страны, на документ в государстве выдачи ставится апостиль. Апостилированные бумаги (вернее, их заверенные переводы) не требуют никаких дополнительных доказательств подлинности и должны приниматься в госучреждениях наравне с местными аналогами всеми странами-участниками.

Государства договорились о том, что должно быть в апостиле, как должен выглядеть, каким образом образом ставить в документ и на какие бумаги его вообще можно ставить. Конвенцию объявили открытой и в любой момент времени любая страна мира может к ней присоединиться. К примеру, СССР вступил в Конвенцию в апреле 1991, за полгода до развала.

Как выглядит и что должен содержать апостиль

Апостиль должен быть озаглавлен на французском «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)». Дальнейший текст может быть также на английском, французском или на языке страны, в которой выдан документ.

Содержание апостиля регламентировано следующим образом:

• страна выдачи;
• кто подписал оригинал, должность;
• какая организация поставила печать на апостилируемый документ;
• дата и населённый пункт выдачи;
• учреждение, ставящее апостиль;
• номер;
• печать и подпись того, кто проставил.

Штамп ставится как на оборотной стороне документа, так и на отдельном листочке, который крепится к оригиналу различными способами, от приклеивания или скрепки до сургучной печати или верёвки.

Выглядеть апостиль должен как прямоугольник со стороной не менее 9-ти сантиметров. На практике на бумагу часто ставится штамп или же формуляр распечатывается на принтере. Далее он разборчиво заполняется необходимыми данными.

В будущем документы будут апостилироваться электронным способом. В ряде западных стран уже давно ведутся разработки программы, которая позволит хранить данные о документах в компьютерной базе данных, что позволит проверять подлинность свидетельств в любое время и в любой стране.

Какие документы нужно апостилировать

Миграционные службы прежде всего интересуют бумаги выданные органами записи актов гражданского состояния - ЗАГС. Это свидетельства:

• о рождении
• о смерти
• о браке
• о разводе
• об усыновлении
• об установлении отцовства
• о смене имени.

Помимо этого, штамп ставится на:

• нотариальные акты,
• решения суда и судебного исполнителя, заключения прокуратуры,
• справку о прописке
• дипломы
• и тому подобные государственные бумаги.

Все эти документы нужно апостилировать, чтобы в других странах их расценивали, как легальные бумаги и не требовали дополнительных подтверждений их подлинности.

Нужно ли это делать всегда и везде? Скорее нет, чем да. Если определённое ведомство в Германии точно знает, как должно выглядеть свидетельство о рождении, выданном российским ЗАГСом, апостиль может быть и ни к чему. Однако, никогда нельзя заранее знать, в какой переплёт попадёт мигрант, если апостиль потребуется, а его не будет. Ведь ставят штамп только в той стране и в том ведомстве, которое выдало документ. В общем, тут будет уместен совет - поставь апостиль и спи спокойно.

Для немецких документов также возникают ситуации, когда необходимо поставить апостиль. Например, в случае получения немецкого гражданства гарантия выдаваемая Einbürgerungsamt обязательно апостилируется перед подачей запроса на выход из гражданства своей страны.

Порядок перевода апостилированных документов

Если речь о процессе миграции, то для подачи документов в посольство или в немецкие ведомства потребуется заверенный перевод. Оригиналы документов переводятся вместе с апостилями.

То есть процесс такой: сначала на документ ставится апостиль, потом делается перевод и документа, и штампа.

Заголовок на французском переводить не требуется.