Апостиль - когда нужен, куда ставить, где получить

Апостиль подтверждает подлинность документа для иных государств

Представьте, что вы - чиновник и работаете в ЗАГСе. Обращается гражданин Белиза - государство в Северной Америке)- и просит начать бракоразводный процесс. К запросу прилагается белизское свидетельство о браке.

Внимание, вопрос! Откуда чиновнику знать, что вообще существует такое мини-государство и как там выглядит свидетельство о браке? Как понять, что свидетельство - подлинное? Ладно, пусть не Белиз, пусть даже Германия. Кто из простых обывателей в курсе, как выглядит настоящее немецкое свидетельство о рождении?

Проблему ряд государств решили в 1961, заключив Гаагскую конвенцию. До этого документы приходилось легализовывать в других странах, чтобы они имели юридическую силу. В каждой стране существовали собственные процессы легализации через консульства. На Гаагской конференции по международному частному праву страны-участники отменили бюрократическую волокиту и постановили: чтобы чиновник в одной стране имел стопроцентные гарантии подлинности предъявленного документа другой страны, на бумаге в государстве выдачи ставится апостиль. Апостилированные бумаги - вернее, заверенные переводы - не требуют дополнительных доказательств подлинности и принимаются в госучреждениях наравне с местными аналогами всеми странами-участниками.

Государства договорились, что указывается в апостиле, как должен выглядеть, каким образом образом ставить в документ и на какие бумаги можно ставить. Конвенцию объявили открытой. В любой момент времени каждое государство мира может присоединиться. К примеру, СССР вступил в Конвенцию в апреле 1991, за полгода до развала.

Как выглядит и что должен содержать апостиль

Апостиль озаглавливается на французском - «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)». Дальнейший текст разрешён также на английском, французском или на языке страны, в которой выдана бумага.

Содержание апостиля регламентировано следующим образом:

• государство выдачи;
• кто подписал оригинал, должность;
• какая организация поставила печать на апостилируемый документ;
• дата и населённый пункт выдачи;
• учреждение, ставящее апостиль;
• номер;
• печать и подпись того, кто проставил.

Штамп ставится на оборотной стороне или на отдельном листочке. Лист крепится к оригиналу различными способами, от приклеивания или скрепки до сургучной печати или верёвки.

Выглядит апостиль как прямоугольник со стороной не менее 9 сантиметров. На практике на бумагу ставится штамп или же формуляр распечатывается на принтере. Далее разборчиво заполняется необходимыми данными.

В будущем планируется апостилировать электронным способом. В ряде западных стран ведутся разработки программы, которая позволит хранить информацию о документах в компьютерной базе данных, что позволит проверять подлинность свидетельств в любое время и в любой стране.

Какие документы нужно апостилировать

Миграционные службы интересуют бумаги выданные органами записи актов гражданского состояния - ЗАГС. Это свидетельства:

• о рождении
• о смерти
• о браке
• о разводе
• об усыновлении
• об установлении отцовства
• о смене имени.

Помимо этого, штамп ставится на:

• нотариальные акты,
• решения суда и судебного исполнителя, заключения прокуратуры,
• справку о прописке
• дипломы
• и тому подобные государственные бумаги.

Все вышеперечисленные документы апостилируется, чтобы в других государствах расценивались, как легальные бумаги и не требовали дополнительных подтверждений подлинности.

Нужно ли делать апостиль всегда и везде? Скорее нет, чем да. Если определённое ведомство в Германии знает, как выглядит свидетельство о рождении, выданное российским ЗАГСом, апостиль чиновнику ни к чему. Однако, никогда нельзя заранее знать, в какой переплёт попадёт мигрант, если апостиль потребуется внезапно. Ведь ставят штамп в стране и в ведомстве, которое выдало документ. В общем, уместен совет - поставь апостиль и спи спокойно.

В Германии также возникают ситуации, когда необходимо поставить апостиль. Например, в случае получения немецкого гражданства гарантия выдаваемая Einbürgerungsamt обязательно апостилируется перед подачей запроса на выход из гражданства своей страны.

Порядок перевода апостилированных документов

Если речь о процессе миграции, для подачи анкеты в посольство или в немецкие ведомства потребуется заверенный перевод прилагаемых свидетельств. Оригиналы переводятся вместе с апостилями.

Процесс такой:

1. на документ ставится апостиль,
2. делается перевод и документа, и штампа.

Заголовок на французском переводить не требуется.