Апостиль: когда нужен, куда ставят, где получить

Иммигрантам порой приходится слышать в ведомствах Германии: «предоставьте документы с апостилем». Как понимать эту просьбу, какие шаги предпринять и где взять этот самый апостиль — объясняем по-порядку.

Что такое апостиль

Представим рядового чиновника из ЗАГСа в Германии. Приходит иммигрантка из Белиза с просьбой оформить развод. Приносит свидетельство о браке из своей страны.

Чиновник знать не знает о внешнем виде и содержании белизских документов. Не имея доказательств подлинности бумаг, сотрудник ведомства просто не сможет их принять и запустить бракоразводный процесс.

И так в каждом государстве с любым иностранцем. Документ есть, а непонятно, откуда он взялся, кто выдал, не подделка ли. Вот и приходилось раньше консульствам проделывать кучу работы для легализации бумаг. И в каждой стране проводился определённый процесс с запросами в разные инстанции, что сильно тормозило решение вопросов иностранца.

Проблемой плотно занялись в 1961 — тогда ряд стран заключил Гаагскую конвенцию. Страны-участники отменили бюрократическую волокиту и постановили: чтобы чиновник в одной стране имел 100% гарантии подлинности предъявленного документа другого государства, на нём ставится апостиль.

Слово «апостиль» происходит от французского apostille «пометка/примечание». Государства договорились, как должен выглядеть апостиль, что именно содержит, каким образом и куда проставляется. Сегодня такая отметка — международный стандарт формы подтверждения легальности бумаги.

Апостиль не заверяет достоверность самого документа, а удостоверяет:

• подпись,
• должность подписавшего,
• печать или штамп, которыми скреплён документ.

Поставить апостиль на поддельный диплом не получится, потому что печать и подпись на нём проверяются ведомством, проставляющим апостиль.

Получающий апостилированное свидетельство с нотариально заверенным переводом немецкий чиновник будет уверен в законности его выдачи. А без отметки это будет обычная бумага без юридической силы в Германии.

Согласно официальному реестру EN Гаагской конвенции, Россия признает апостиль с 1992. В списке также присутствуют Германия, Белоруссия и Украина. Если страна назначения (куда планируете подать документ) также участница конвенции, консульская легализация для документа не нужна — достаточно апостиля.

Когда апостиль не нужен

С некоторыми странами Германия заключила двусторонние соглашения о взаимном признании документов:

• Австрия,
• Бельгия,
• Болгария,
• Великобритания,
• Венгрия,
• Греция,
• Дания,
• Ирландия,
• Испания,
• Италия,
• Кипр,
• Латвия,
• Литва,
• Люксембург,
• Мальта,
• Нидерланды,
• Польша,
• Португалия,
• Румыния,
• Словакия,
• Словения,
• Финляндия,
• Франция,
• Хорватия,
• Чехия,
• Швеция.

Если гражданин такого государства едет в Германию, ему не придётся ставить апостили — достаточно будет нотариально заверить перевод документа на немецкий.

РФ тоже имеет двусторонние договора (с Абхазией, Казахстаном, Кипром, Белоруссией, Грузией, Болгарией и другими странами), но с ФРГ — нет.

Поэтому россиянам — релокантам в Германию лучше запастись апостилированными документами. Никогда нельзя заранее знать, в какой переплёт попадёт мигрант. Вдруг апостиль понадобится внезапно и срочно, и придётся ломать голову, как и где заполучить заветную печать.

Как выглядит и что содержит апостиль

По виду — штамп или распечатанный шаблон прямоугольной формы длиной 10 см. Информацию в апостиле разрешается вносить на английском, французском, а также на языке страны, в которой выдана бумага.

Отметка ставится на обратной стороне документа или отдельной бумаге — тогда лист крепится к оригиналу любым способом. Встречаются приклеенные апостили, прикреплённые скрепкой и даже сургучной печатью.

В будущем планируется апостилировать электронным способом. Как быстро внедрят систему, зависит от конкретных стран. В РФ в 2023 начали выдавать электронные апостили. Это qr-код, по которому открывается информация о подлинности документа. Но система работает не во всех городах и ведомствах, поэтому уточняйте ситуацию в конкретной структуре.

Апостиль содержит два раздела:

Вверху — сведения о том, кем и когда был выдан документ:

• Страна
• Документ
• Кем был подписан
• Должность подписавшего
• Поставленная печать

Внизу — кем и когда удостоверен:

• Город
• Дата удостоверения
• Организация
• Номер
• Печать
• Подпись удостоверившего

Заголовок всегда единый — на фр. «APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)».

Формат и содержание печати строго регламентированы.

На месте скрепления апостиля и документа ставится печать ведомства.

На каких документах ставится апостиль

• Выданные ЗАГСом (свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти, усыновлении, установлении отцовства, смене имени/фамилии). Потребуется, если ехать с детьми, по воссоединению к супругу или менять статус — разводиться, выходить замуж, а также получать/оставлять наследство.

Поздним переселенцам требуется апостилировать свидетельства из ЗАГС, выданные в РФ после 1992 года.

• Выданные органами власти (справка о судимости). Такая справка нужна практически всем иммигрантам по гуманитарным программам (например, поздним переселенцам, еврейская иммиграция).
• От нотариусов (к примеру, доверенность на ребёнка). Пригодится, когда один родитель приезжает с детьми.
• Документы об образовании (диплом, школьный аттестат, сертификаты о повышении квалификации и переподготовке). Могут требоваться при устройстве на работу или поступлении в университет.
• Решения судов и приговоры, заключения прокуратуры.
• Регистрационные бумаги из ФНС, Росреестра.

На коммерческие документы (контракты фирм, договора поставок, счета-фактуры, сертификаты качества и т. д.) апостиль не ставят. Если сомневаетесь, надо апостилировать или нет, посмотрите на печать: при указании госоргана — да, при форме собственности ООО/ЗАО/ИП/ОАО — нет.

Необходимость апостилировать диплом об образовании встречается нечасто и зависит от цели использования документа. Вот ситуации, когда апостилированный диплом может понадобиться:

• Поступление в немецкий ВУЗ: некоторые университеты и UniAssist работают только с апостилированным дипломом.
• Подача заявления на национальную визу в странах западной и южной Европы (Сербия, Черногория, Польша, Чехия, Хорватия).

Также апостилированный диплом требуют отдельные ведомства по делам иностранцев в Германии.

Где и как ставят апостиль

Апостиль проставляется в стране выдачи в соответствующем Ведомстве. Например в РФ это:

• Минюст
• ЗАГС
• Росархив и архивные отделы
• Рособрнадзор
• Генпрокуратура
• МВД
• Минобороны

Понять, куда идти, несложно. За каждый документ отвечает своё Ведомство.

Допустим, требуется легализовать диплом ВУЗа или аттестат, — обращайтесь в департамент образования по месту выдачи. Когда надо проставить штамп на свидетельстве о браке, идите в ЗАГС, где получали. Справку о несудимости выдадут в МВД, из федеральных архивов — в Росархиве, а в Минобороны поставят печать на любом документе о военной службе.

Поставить апостиль удалённо или через другого человека

Нельзя, находясь в одном городе РФ, апостилировать справку, выданную в другом. Придётся прокатиться. Исключение — документы об образовании, которые апостилируют в любом регионе России.

Если находитесь совсем далеко, рассмотрите вариант с дубликатом. Например, в Москве получаете дубликат свидетельства о браке из Владивостока и на него ставите штамп. Процесс растянется по времени, зато на руках будет два действительных документа, и ехать никуда не придётся. Но нужно уточнить, примут ли такой документ в конкретном ведомстве ФРГ.

Или действуйте через кого-то (в случае документов об образовании необходимо оформить доверенность). Например, пока находитесь в Германии, вышлите документ родственнику или другу, который сходит и поставит отметку в ведомстве.

Как подать заявление на апостиль

Можно обращаться напрямую в орган власти (по записи или живой очереди в часы работы). Но есть и другие пути:

• Отправить заявление на апостиль через Госуслуги онлайн.
• Прийти в МФЦ с паспортом и документом, который нужно легализовать.

Время обработки заявления — от 1 до 5 дней.

Документы для проставления апостиля

Стандартный набор включает:

• заявление на апостилирование,
• документ, удостоверяющий личность заявителя;
• оригинал документа для проставления штампа;
• квитанция об уплате госпошлины.

Иногда требуются дополнения. Например, когда заверяется документ об образовании, приложите справку об изменении фамилии (имени/отчества), если менялись. Также при получении штампа через другое доверенное лицо пригодится нотариально заверенная доверенность.

Сколько стоит апостиль

За легализацию на документах государство берёт плату.

В России госпошлина за апостиль — 2500 рублей (на 2023 год).

Перевод и заверение документов с апостилем

Если речь о процессе иммиграции, для подачи анкеты в консульство или немецкие ведомства потребуется заверенный перевод. Оригиналы переводятся вместе с апостилями.

Порядок действий такой:

1. Ставится апостиль.
2. Документ переводится вместе с апостилем (заголовок штампа переводить не надо).
3. Перевод заверяется у нотариуса.

Апостиль на немецких документах

В Германии также возникают ситуации, когда необходимо поставить апостиль. Например, в случае получения немецкого гражданства гарантия, выдаваемая Einbürgerungsamt, обязательно апостилируется перед подачей запроса на выход из гражданства своей страны.

Кроме того, любые немецкие документы для использования в России должны переводиться на русский. Это можно сделать в РФ, но нотариусы и переводчики возьмутся за работу только при наличии апостиля. Если перевод сделать в ФРГ, всё равно необходимо заверить официально и дополнительно скрепить апостилем.

С 2019 на многие немецкие документы из ЗАГСа не требуется ставить апостиль, если они нужны для использования в другом государстве-члене Евросоюза. Но если нужно, по запросу апостилируют.

Где ставят апостиль в Германии

За легализацию документов в ФРГ отвечают:

• Федеральное ведомство по иностранным делам (BfAA) в Кёльне.
• Президент Германского патентного ведомства в Мюнхене.
• Земельные минюсты и председатели земельных и участковых судов.
• Земельные МВД и главы/управления округов.

Действуют правила территориальной привязки — где получали документ, туда и следует обращаться.

Чтобы разобраться, куда идти, посмотрите на место выдачи документа. Например, свидетельство о рождении ребёнка Geburtsurkunde выдано в Straubing. В гугл поиске вбиваем «Апостиль, тип документа, город» — на немецком: Apostille Geburtsurkunde Straubing. Первая же выдача предложит правительство Нижней Баварии.

Порядок получения апостиля в ФРГ

Немцы обычно всё делают удалённо. Стандартная схема:

• Отправили почтой документ и заявление на апостилирование в нужную организацию.
• Там приняли заявку, выставили и выслали в ответ счёт.
• Оплатили сбор.
• Получили по почте апостилированный документ.

Поставить один апостиль в Германии стоит 13-18€.

После легализации, как правило, требуется перевести документ на язык страны, в которой его требуется предоставить, и заверить этот перевод.

Например, чтобы документ был действителен в РФ, его нужно перевести на русский и заверить у российского нотариуса в консульстве.

К примеру, в генконсульстве России во Франкфурте-на-Майне можно по предварительной записи прийти и получить официальное заверение перевода немецкого документа. Условия:

• Обязательно личное присутствие (оформить по почте нельзя).
• На документе должен стоять апостиль.
• Стоимость за одну страницу для граждан РФ — 23,5€.
• Оплата только картой ЕС.
• Время ожидания: 15-30 минут.

FAQ