НДС для ИП и фрилансера в Германии: кто платит и как отчитываться

НДС в Германии касается каждого ИП и фрилансера, в том числе тех, кто работает на себя в дополнение к основной работе. При обороте не больше 25.000€ за прошлый год и 100.000€ в текущем можно работать в режиме без НДС (Klein­unternehmer): не добавлять налог к цене и не подавать по нему декларации. Остальные добавляют к цене 19% или 7%, вычитают НДС, который сами заплатили поставщикам, и отчитываются перед налоговой каждый квартал или месяц.

Некоторые услуги освобождены от НДС при любом обороте — например, лечение у врача. От того, работать с НДС или без него, зависят цена для клиентов, вычет НДС с покупок и число отчётов, а отказ от режима без НДС действует минимум пять лет.

Кто платит НДС и как он работает

НДС касается каждого, кто постоянно и самостоятельно работает ради дохода: коммерческих предпринимателей, специалистов свободной профессии и фирм. Касается он и тех, кто подрабатывает на себя при основной работе по найму, — но только в части подработки. Все занятия одного человека налоговая считает одной работой на себя: если он, например, переводит тексты и торгует в интернете, обороты складываются. Работа по найму к НДС отношения не имеет.

Работать на себя можно в коммерческой деятельности или в свободной профессии, в том числе параллельно с работой по найму. Тому, кто продаёт вещи в интернете, сначала нужно понять, считается ли это предпринимательством.

В законе НДС называется Umsatzsteuer (USt), а в счетах и чеках встречается название Mehrwert­steuer (MwSt.). Это один и тот же налог.

Платит НДС покупатель, а собирает его продавец: добавляет налог к цене и перечисляет в налоговую. Перед этим он вычитает НДС, который сам заплатил при покупках для работы, — входной НДС (Vorsteuer). В налоговую уходит разница; если входной НДС оказался больше, налоговая возвращает переплату.

Например, специалист свободной профессии выставил фирме счёт на 1.000€ плюс 190€ НДС. В том же квартале он купил для работы монитор за 300€ плюс 57€ НДС. Из полученных от клиента 190€ он вычитает 57€ и перечисляет налоговой 133€.

Чтобы вычесть входной НДС, нужны два условия: покупка сделана для работы, а счёт поставщика оформлен правильно. Если вещь используют для работы меньше чем на 10%, НДС по ней вычесть нельзя.

Ставки 19% и 7% и услуги без НДС

Основная ставка НДС — 19%. Для отдельных товаров и услуг действует сниженная ставка 7%, а некоторые услуги освобождены от налога.

Среди освобождённых услуг:

• Лечение у врачей, стоматологов, хайльпрактиков (целителей, которым разрешено лечить без диплома врача), физиотерапевтов, акушерок и специалистов схожих медицинских профессий. Но протезы, которые стоматолог делает в собственной лаборатории, облагаются НДС.
• Услуги страховых агентов и брокеров, выдача кредитов и посредничество при их получении.
• Сдача жилья, помещений и земли. Исключения — краткосрочная сдача приезжим, аренда парковочных мест и оборудования.

Обучение освобождено от НДС не всегда. Без налога работают частные школы и учебные центры, которые признаны школой-заменителем (Ersatzschule) или получили от земельного ведомства справку о том, что ведут школьное, вузовское или профессиональное обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Без налога работают и самостоятельные преподаватели, если ведут занятия непосредственно в вузах, государственных школах или в таких признанных школах и центрах, а также частные репетиторы по школьным и вузовским предметам. Обучение других видов облагается НДС.

Если услуга освобождена от НДС, налог в счёте не выделяют, а указывают основание освобождения. Тот, кто оказывает такие услуги, не может вычесть входной НДС по своим расходам на них. В отличие от режима без НДС, это освобождение не зависит от оборота.

Режим без НДС (Klein­unternehmer)

Режим без НДС (Klein­unternehmer) действует, если оборот за прошлый год не больше 25.000€, а в текущем не превысит 100.000€. Оборот считают по деньгам, которые фактически пришли от клиентов, без НДС. В первый год работы на себя предел один — 25.000€, и его не пересчитывают на полный год: кто начал в октябре, может до конца года получить до 25.000€ и остаться в режиме без НДС.

В оборот входят все занятия вместе. Не учитывают только:

• Услуги, которые облагаются НДС не в Германии, — например, услуги фирмам за границей.
• Освобождённые от НДС аренду, лечение, обучение и страховое посредничество.
• Продажу основных средств — имущества, которое использовали в работе.

Режим может закончиться и посреди года. Если оборот текущего года превысил 100.000€, налог начисляют уже на весь заказ, оплата которого привела к превышению, и на все следующие. В первый год работы на себя то же самое происходит при превышении 25.000€. Если же за год получено больше 25.000€, но не больше 100.000€, в этом году режим сохраняется, а со следующего года уже не действует.

В этом режиме налог к цене не добавляют и декларации по НДС — ни предварительные, ни годовую — не подают. Входной НДС вычесть нельзя. Если продавец всё же укажет НДС в счёте, ему придётся его уплатить. Налоговая также вправе отдельно потребовать декларацию.

Режим без НДС не освобождает от НДС на услуги, купленные у иностранных фирм. Если в этом режиме заказать, например, онлайн-рекламу у фирмы из другой страны ЕС или из страны вне ЕС, НДС за неё платит сам заказчик: подаёт предварительную декларацию за этот период и годовую, а вычесть налог не может.

Когда выгоден режим без НДС и как его выбрать

Режим без НДС выгоден, когда клиенты — частные лица. За услугу в 100€ работающий в этом режиме получает все 100€, а в обычном режиме ему придётся либо поднять цену до 119€, либо отдать НДС из тех же 100€ и оставить себе 84,03€. То же касается клиентов, которые сами оказывают освобождённые услуги, например врачей и страховых брокеров: вычесть входной НДС они не могут, поэтому для них налог в цене — лишний расход.

Фирмам НДС обычно не мешает: они вычитают его сами. Если клиенты в основном фирмы, а для работы нужны дорогие покупки, выгоднее обычный режим: при покупке ноутбука за 1.500€ плюс 285€ НДС эти 285€ вычитаются из налога к уплате, а в режиме без НДС ноутбук так и обходится в 1.785€. В этих примерах использована ставка 19%.

Режим выбирают в анкете для постановки на налоговый учёт (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung): там указывают ожидаемый оборот за первый год и отмечают режим без НДС или отказ от него. Анкету подают по своей инициативе через ELSTER, электронный сервис налоговой, в течение месяца после начала работы; ждать её от налоговой не нужно.

Отказаться от режима можно и задним числом: заявление принимают до конца февраля второго года после того года, за который нужен обычный режим. Например, перейти на обычный режим за 2026 можно заявлением до конца февраля 2028. После отказа обычный режим придётся применять минимум пять календарных лет.

С режимом без НДС часто путают Kleingewerbe — так называют небольшую коммерческую деятельность, при которой не обязательно вести двойную бухгалтерию. От НДС она сама по себе не освобождает.

Выбор между работой с НДС и без него зависит от клиентов, расходов и планов на рост; при сомнениях его стоит обсудить с налоговым консультантом.

Номер плательщика НДС (USt-IdNr)

Номер плательщика НДС (Umsatz­steuer-Identifikations­nummer, USt-IdNr) нужен для работы с фирмами из других стран ЕС. Его выдаёт Федеральное центральное налоговое ведомство (BZSt), в том числе тем, кто работает в режиме без НДС. Для счетов клиентам в Германии достаточно налогового номера (Steuernummer).

Steuernummer предпринимателя — это не то же самое, что налоговый идентификатор физического лица.

Номер плательщика НДС можно запросить сразу при постановке на учёт: в анкете есть отдельное поле. Налоговая передаст сведения в BZSt; на это может уйти несколько недель.

Если налоговый номер уже есть, можно подать онлайн-заявление на номер плательщика НДС в BZSt или написать туда письмо. В письме указывают имя, адрес, свою налоговую и Steuernummer. Номер присылают только почтой.

Экономический идентификатор (Wirtschafts-Identifikations­nummer, W-IdNr) BZSt присваивает автоматически, без заявления. Пока он ничего не меняет в работе: в счетах по-прежнему используют Steuernummer или USt-IdNr.

Декларации по НДС: когда и как подавать

Предварительную декларацию по НДС (Umsatz­steuer-Voranmeldung) подают раз в квартал, а если НДС за прошлый год превысил 9.000€ — каждый месяц. Подать декларацию и заплатить налог нужно до 10-го числа месяца после окончания периода: за кварталы — до 10 апреля, 10 июля, 10 октября и 10 января. Подают только электронно, через ELSTER.

Если НДС за прошлый год не превысил 2.000€, налоговая может освободить от предварительных деклараций — останется только годовая.

Кто начал работать на себя в 2026, подаёт декларации с той частотой, которая следует из ожидаемого НДС за год: больше 9.000€ — ежемесячно, иначе — ежеквартально. Освобождения от предварительных деклараций в первые два года не дают.

Кто начнёт работать на себя в 2027, будет подавать предварительные декларации каждый месяц — в 2027 и 2028, независимо от суммы налога. Тех, кто работает в режиме без НДС, это не касается.

Срок подачи и оплаты можно продлить на месяц — это называется Dauer­frist­verlängerung. Заявление подают через ELSTER до срока первой декларации года: при ежемесячной отчётности — до 10 февраля, при ежеквартальной — до 10 апреля.

При ежемесячной отчётности за продление нужно внести специальную предоплату (Sonder­voraus­zahlung) — до 10 февраля, в размере 1/11 суммы НДС, уплаченной по предварительным декларациям за прошлый год; в первый год работы берут ожидаемую сумму. Например, если за прошлый год по предварительным декларациям уплачено 11.000€, предоплата составит 1.000€. Её засчитывают в декларации за декабрь. При ежеквартальной отчётности предоплаты нет. Налоговая может отказать в продлении или отозвать его, если видит риск неуплаты.

НДС начисляют за тот период, в котором оказана услуга, даже если клиент ещё не заплатил. По заявлению налоговая разрешает платить НДС по мере поступления денег: специалистам свободной профессии — при любом обороте, остальным — если оборот за прошлый год не больше 800.000€. Входной НДС и в этом случае вычитают по счёту поставщика, не дожидаясь его оплаты.

Годовую декларацию по НДС (Umsatz­steuer­erklärung) тоже подают через ELSTER. В ней самостоятельно рассчитывают налог за год; доплату перечисляют в течение месяца после подачи. Сроки:

• За 2025 с налоговым консультантом — до 1 марта 2027.
• За 2026 — до 2 августа 2027, с налоговым консультантом — до 29 февраля 2028.

Налоговая может потребовать декларацию раньше. Декларацию о доходах подают отдельно.

За просроченную оплату начисляют пеню — 1% в месяц от суммы долга, округлённой вниз до числа, кратного 50€. При оплате банковским переводом опоздание до трёх дней пеней не наказывают.

За опоздание с предварительной декларацией налоговая может назначить надбавку за опоздание (Verspätungs­zuschlag) — до 25.000€; если плательщик в задержке не виноват, её не назначают. Если годовая декларация не подана в течение 14 месяцев после конца года, надбавка обязательна: 0,25% суммы к доплате за каждый начатый месяц, минимум 25€ в месяц. Обязательной надбавки нет, если срок продлён, налог равен нулю или уже уплачен.

Что писать в счёте

Полный счёт должен показывать, кто кому продал товар или оказал услугу, когда это произошло и из чего складывается сумма. Обязательные сведения:

• Имя и адрес продавца и покупателя.
• Steuernummer или USt-IdNr продавца.
• Дата выставления и уникальный порядковый номер счёта.
• Количество и наименование товара либо объём и вид услуги.
• Дата или месяц поставки товара либо оказания услуги.
• Сумма без НДС — отдельно по каждой ставке и по освобождённым позициям, а также заранее оговорённые скидки.
• Ставка и сумма НДС либо указание на освобождение.
• При работах, связанных с недвижимостью, для частного клиента — указание, что он обязан хранить счёт два года.

Фирме или другому работающему на себя счёт выставляют в течение шести месяцев после поставки или оказания услуги. Счета хранят восемь лет, считая с конца года, в котором счёт выставлен.

Для счёта на сумму до 250€ вместе с НДС достаточно имени и адреса продавца, даты, описания товара или услуги, итоговой суммы и ставки НДС либо указания на освобождение. Этот упрощённый порядок не действует, если налог платит заказчик или товар поставляют в другую страну ЕС.

В счёте в режиме без НДС указывают имя и адрес обеих сторон, Steuernummer или USt-IdNr продавца, дату выставления, количество и наименование товара либо объём и вид услуги. Сумму пишут одной строкой, налог не выделяют.

Отметка об освобождении обязательна, в том числе в счетах до 250€: например, «Steuerfreie Klein­unternehmer­leistung gemäß § 19 Abs. 1 UStG» — «Услуга в режиме без НДС освобождена от налога согласно §19 Abs. 1 UStG». Такой счёт всегда можно отправить на бумаге или в PDF.

Электронный счёт (E-Rechnung)

С 2025 все, кто работает на себя в Германии, в том числе в режиме без НДС, обязаны принимать электронные счета (E-Rechnung) от деловых партнёров в Германии. Это не PDF, а файл в особом формате, который читает бухгалтерская программа, — например, XRechnung или ZUGFeRD.

Обязанность выставлять E-Rechnung фирмам и другим работающим на себя в Германии вводится поэтапно:

• За операции 2025–2026 можно до 31 декабря 2026 выставлять бумажные счета или PDF. Для PDF нужно согласие получателя.
• За операции 2027 бумага и PDF ещё допустимы, если оборот за 2026 не превысил 800.000€. При большем обороте с 1 января 2027 потребуется E-Rechnung.
• С 1 января 2028 E-Rechnung обязателен для всех, кроме освобождённых случаев.

Работающие в режиме без НДС выставлять E-Rechnung не обязаны, и это исключение бессрочное. Без E-Rechnung можно обойтись и в других случаях: если сумма счёта не больше 250€, покупатель — частное лицо или услуга освобождена от НДС, как лечение, обучение или аренда.

Клиенты за границей

Как выставить счёт клиенту за границей, зависит от того, где он находится и кто он — фирма или частное лицо. Общий порядок — в таблице; для услуг, связанных с недвижимостью, и для посредничества есть исключения.

Фирме из другой страны ЕС счёт выставляют до 15-го числа месяца после оказания услуги. Такие обороты указывают в предварительной декларации и в сводном отчёте (Zusammen­fassende Meldung). Сводный отчёт подают в BZSt электронно раз в квартал — до 25-го числа месяца после окончания квартала. В режиме без НДС сводный отчёт не подают.

Частным клиентам вне ЕС без немецкого НДС выставляют счета за консультации юристов и налоговых консультантов, экономические и технические консультации, переводы, рекламу, обработку данных и передачу прав.

Если услугу у иностранной фирмы покупают для своей работы, например программу по подписке, покупатель сам начисляет НДС. При праве на вычет он сразу вычитает ту же сумму: платить нечего, но обе суммы нужно указать в декларации.

Онлайн-курсы и занятия для клиентов из других стран

Онлайн-занятия с частными клиентами из других стран облагаются по-разному в зависимости от формата. Записанный курс, который клиент смотрит в удобное время, считается электронной услугой. Пока такие услуги частным лицам в других странах ЕС не превысили 10.000€ ни в прошлом, ни в текущем году, к ним применяют немецкий НДС, после превышения — НДС страны клиента. Вебинары и другие мероприятия в прямом эфире для частных лиц облагаются по месту жительства клиента.

Режим без НДС действует только для оборотов, которые облагаются в Германии: пока курс облагается немецким НДС, работать можно без налога, но от НДС страны клиента режим не освобождает. Если клиент живёт за пределами ЕС, записанные курсы и трансляции немецким НДС не облагаются.

Если одновременно частным покупателям в другие страны ЕС продают товары с доставкой, для порога 10.000€ их считают вместе с электронными услугами. От этого порога можно отказаться и сразу платить НДС страны клиента; такой отказ связывает минимум на два календарных года. Подписки, приложения и файлы для скачивания облагаются по тем же правилам, что записанные курсы. Освобождение от НДС для обучения на записанные курсы не распространяется.

НДС других стран ЕС можно декларировать и платить через систему One-Stop-Shop (OSS) в BZSt, не регистрируясь в каждой стране. Для этого регистрируются в онлайн-портале BZSt. Декларацию подают раз в квартал, в течение месяца после его окончания.

В разъяснении Федерального министерства финансов об онлайн-мероприятиях индивидуальные уроки отдельно не разобраны. Как их облагать, зависит от того, считается ли урок мероприятием и подпадает ли он под освобождение для обучения. Это лучше решить с налоговым консультантом до того, как выставлять счета.

Стройка, уборка и аренда помещения

Строители, ремонтники, монтажники и уборщики зданий, которые работают на субподряде, часто выставляют счёт без НДС: налог за них платит заказчик. Так происходит, если заказчик сам постоянно оказывает такие же услуги; подтверждает это справка его налоговой. В счёте ставят пометку «Steuer­schuldner­schaft des Leistungs­empfängers».

К строительным работам здесь относятся возведение, ремонт, обслуживание, изменение и снос зданий и сооружений. Проектирование и надзор к ним не относятся. Справка заказчика действует до трёх лет. Заказчик в режиме без НДС этот налог платит, но вычесть его не может.

Аренда помещений освобождена от НДС. Арендодатель вправе добавить налог к аренде, только если арендатор использует помещение исключительно для операций, облагаемых НДС, и может вычесть входной НДС. Поэтому арендатору в режиме без НДС или с освобождёнными услугами, например врачу или страховому брокеру, помещение должны сдавать без налога.

Исключение — старые нежилые здания, строительство которых началось до 11 ноября 1993 и закончилось до 1 января 1998. В них арендодатель вправе добавить НДС к аренде и тогда, когда арендатор работает в режиме без НДС. Поэтому до подписания договора аренды коммерческого помещения стоит проверить, указан ли в нём НДС.